Bij Bork vinden we het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van onze website, zakelijke contactpersonen, prospects, klanten, gebruikers van onze diensten en sollicitanten.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Bork B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bork B.V.
Nerhoven 8a
5126 TB Gilze
Nederland

KvK: 18025607
BTW-id: NL009609647B01
E-mail: info@bork.nl
Telefoon: 0161 7000 10

Bork richt zich uitsluitend op zakelijke klanten.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je met ons in contact komt.

Contact- en offerteaanvragen

Wanneer je contact met ons opneemt via onze website, e-mail of telefoon, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• naam;
• bedrijfsnaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• functie, indien van toepassing;
• de inhoud van je vraag, aanvraag of bericht;
• overige gegevens die je zelf aan ons verstrekt.

Wij gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden, contact met je op te nemen, een offerte uit te brengen of een mogelijke zakelijke samenwerking te bespreken.

Wanneer uit het contact een klantrelatie ontstaat, kunnen deze gegevens onderdeel worden van onze klantadministratie.

Klanten en zakelijke contactpersonen

Voor het uitvoeren en beheren van onze dienstverlening verwerken wij gegevens van zakelijke contactpersonen bij onze klanten.

Het kan onder meer gaan om:

• naam en contactgegevens;
• bedrijfs- en vestigingsgegevens;
• functie;
• afspraken en correspondentie;
• informatie over afgenomen producten en diensten;
• support- en servicehistorie;
• factuur- en administratieve gegevens.

Onze klantgegevens worden onder andere beheerd in FileMaker. Voor onze financiële administratie maken wij gebruik van FileMaker en Exact.

Support

Bork biedt ondersteuning per telefoon, e-mail en via een ticketsysteem.

Wanneer je contact opneemt met onze supportafdeling kunnen wij je naam, contactgegevens, klantgegevens, de inhoud van je vraag en relevante technische informatie verwerken. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om ondersteuning te bieden, storingen op te lossen en onze dienstverlening aan klanten te beheren.

Bork Datalab

Bork Datalab is uitsluitend beschikbaar voor bestaande zakelijke klanten van Bork.

Voor het aanbieden en beheren van Datalab kunnen wij contact- en accountgegevens van gebruikers verwerken, zoals naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer.

Voor de achterliggende technologie van Bork Datalab maken wij gebruik van Zoined. De verwerking van gegevens binnen het Datalab-platform vindt plaats overeenkomstig de afspraken met onze klanten en de toepasselijke privacy- en verwerkersvoorwaarden van de betrokken dienstverleners.

Nieuwsbrieven en zakelijke communicatie

Wij gebruiken Mailchimp voor het verzenden van nieuwsbrieven, productinformatie en andere zakelijke communicatie.

Daarvoor kunnen wij onder meer je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en informatie over de verzending en het gebruik van onze e-mails verwerken.

Wij sturen dergelijke communicatie wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer wij je, voor zover wettelijk toegestaan, in het kader van een bestaande zakelijke klantrelatie over relevante producten of diensten informeren.

Iedere commerciële e-mail bevat de mogelijkheid om je eenvoudig af te melden.

Sollicitaties

Wanneer je bij Bork solliciteert, bijvoorbeeld via e-mail of LinkedIn, verwerken wij de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om je sollicitatie te beoordelen.

Dit kunnen onder meer zijn:

• naam en contactgegevens;
• cv;
• motivatie;
• werkervaring;
• opleiding;
• LinkedIn-profiel;
• overige informatie die je zelf bij je sollicitatie verstrekt.

Wij gebruiken deze informatie uitsluitend voor het sollicitatie- en selectieproces.

Gegevens van sollicitanten worden uiterlijk 8 weken na afronding van de sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij wij op grond van een wettelijke verplichting bepaalde informatie langer moeten bewaren.

Foto’s, klantverhalen en testimonials

Bork publiceert soms klantverhalen, foto’s, video’s, citaten of testimonials.

Wanneer daarbij een persoon herkenbaar in beeld is of met naam wordt genoemd, doen wij dit op basis van vooraf gegeven toestemming. Deze toestemming kan worden ingetrokken door contact met ons op te nemen.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van het gebruik vóór het moment waarop de toestemming werd ingetrokken.

3. Website, analytics en advertenties

Wij willen begrijpen hoe onze website wordt gebruikt en onze zakelijke doelgroep op relevante wijze kunnen bereiken.

Daarvoor maken wij gebruik van:

• Google Analytics 4;
• Google Ads;
• Meta Ads;
• Google Tag Manager;
• Cookiebot.

Voor analytische en marketingdoeleinden waarvoor toestemming vereist is, verwerken wij gegevens pas nadat je daarvoor via onze cookie-instellingen toestemming hebt gegeven.

Het kan daarbij gaan om gegevens zoals:

• IP-adres;
• apparaat- en browserinformatie;
• bezochte pagina’s;
• klik- en surfgedrag;
• verwijzende website;
• datum en tijd van een bezoek;
• online identificatoren en cookiegegevens.

Voor Google Analytics stellen wij de bewaartermijn voor gebruikers- en gebeurtenisgegevens in beginsel in op maximaal 14 maanden.

Meer informatie over de cookies en vergelijkbare technieken die op onze website worden gebruikt, hun doel en bewaartermijn vind je in onze cookieverklaring. Via de cookie-instellingen kun je je voorkeuren op ieder moment aanpassen of eerder gegeven toestemming intrekken.

4. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens omdat:

dit nodig is voor onze dienstverlening of de voorbereiding daarvan.
Bijvoorbeeld wanneer je een dienst aanvraagt of wanneer gegevens nodig zijn om afspraken met een klant uit te voeren.

wij een gerechtvaardigd zakelijk belang hebben.
Bijvoorbeeld om vragen van zakelijke contactpersonen te beantwoorden, klanten support te bieden, onze klantrelaties te beheren en onze dienstverlening te verbeteren. Daarbij wegen wij ons belang altijd af tegen de privacybelangen van de betrokken persoon.

wij aan een wettelijke verplichting moeten voldoen.
Dit geldt bijvoorbeeld voor bepaalde financiële en fiscale gegevens.

je toestemming hebt gegeven.
Dit geldt onder andere voor bepaalde cookies en trackingtechnologieën en voor het gebruik van herkenbare personen in bepaalde foto’s, testimonials of klantverhalen.

Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.

5. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen:

Contact- en offerteaanvragen
Maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact wanneer geen klantrelatie tot stand komt.

Klant- en contactgegevens
Gedurende de klantrelatie en in beginsel maximaal 2 jaar daarna, tenzij gegevens langer nodig zijn voor administratieve, contractuele of juridische doeleinden.

Financiële administratie
Gegevens die onderdeel zijn van onze fiscale administratie bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn. Voor de basisadministratie is dit in beginsel 7 jaar.

Supporttickets en servicecorrespondentie
In beginsel maximaal 2 jaar nadat een ticket of supportvraag is afgehandeld. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat noodzakelijk is voor een lopende overeenkomst, garantie, geschil of wettelijke verplichting.

Nieuwsbriefgegevens
Totdat je je afmeldt. Na afmelding kunnen wij een minimaal gegeven, zoals je e-mailadres, bewaren voor zover dat nodig is om ervoor te zorgen dat je niet opnieuw onbedoeld wordt aangemeld.

Sollicitaties
Maximaal 8 weken na afronding van de sollicitatieprocedure.

Google Analytics
Gebruikers- en gebeurtenisgegevens worden in beginsel maximaal 14 maanden bewaard.

Cookies en advertentiegegevens
De actuele bewaartermijnen van afzonderlijke cookies en vergelijkbare technologieën staan vermeld in onze cookieverklaring.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren wij deze.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet en verstrekken persoonsgegevens niet aan andere partijen voor hun eigen commerciële doeleinden.

Voor onze bedrijfsvoering maken wij wel gebruik van gespecialiseerde dienstverleners. Deze partijen kunnen persoonsgegevens namens ons verwerken wanneer dat nodig is om hun diensten aan ons te leveren.

Wij maken onder meer gebruik van partijen op het gebied van:

• hosting en technisch websitebeheer;
• e-mail, opslag en back-ups;
• CRM en administratie;
• financiële administratie;
• support en ticketing;
• business intelligence en Datalab;
• e-mailmarketing;
• websiteanalyse;
• online advertising.

Daarbij maken wij onder andere gebruik van Google, Mailchimp, Exact, Zoined, Meta en onze hosting- en IT-dienstverleners.

Waar dat volgens de AVG nodig is, maken wij afspraken met deze partijen over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op grond van een geldig verzoek van een bevoegde overheidsinstantie.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal internationale dienstverleners die wij gebruiken, waaronder Google, Mailchimp, Meta en LinkedIn, kan persoonsgegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte, waaronder de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat en dat passende waarborgen worden toegepast.

Afhankelijk van de dienstverlener kan daarbij onder meer gebruik worden gemaakt van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, het EU-US Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses.

8. Cookies

Bork gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën voor het functioneren van de website en, na toestemming waar dat vereist is, voor analyse en marketing.

Voor het beheren van cookievoorkeuren maken wij gebruik van Cookiebot.

Je kunt zelf bepalen voor welke niet-noodzakelijke cookies je toestemming geeft. Je kunt je keuze op ieder moment wijzigen via de cookie-instellingen op onze website.

Meer informatie over de gebruikte cookies, aanbieders, doelen en bewaartermijnen staat in onze cookieverklaring.

9. Beveiliging

Bork neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en andere ongewenste vormen van verwerking.

Wij werken daarvoor onder andere met professionele hostingpartijen en maken gebruik van beveiligde opslag- en back-upvoorzieningen. Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot medewerkers en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Geen enkel informatiesysteem kan volledige veiligheid garanderen. Daarom beoordelen en verbeteren wij onze beveiligingsmaatregelen waar nodig.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Bork neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde profilering om dergelijke beslissingen te nemen.

11. Minderjarigen

De producten en diensten van Bork zijn uitsluitend gericht op zakelijke klanten en zijn niet bedoeld voor minderjarigen.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

12. Je privacyrechten

Wanneer wij persoonsgegevens van je verwerken, heb je afhankelijk van de situatie het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken;
• onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen;
• de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• persoonsgegevens te ontvangen of te laten overdragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wil je gebruikmaken van een van deze rechten? Stuur dan een e-mail naar info@bork.nl.

Om te voorkomen dat wij persoonsgegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen om aanvullende informatie waarmee wij je identiteit kunnen controleren. Wij vragen daarbij niet om meer gegevens dan noodzakelijk.

Wij behandelen privacyverzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

13. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop Bork met persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@bork.nl, zodat we samen naar een oplossing kunnen kijken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder voor privacy en gegevensbescherming.

14. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening, website en wet- en regelgeving kunnen veranderen. Daarom kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen.

De meest actuele versie publiceren wij altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij betrokkenen daar aanvullend over informeren.

We adviseren je deze privacyverklaring af en toe opnieuw te bekijken.

15. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Bork persoonsgegevens verwerkt?

Neem dan contact met ons op:

Bork B.V.
Nerhoven 8a
5126 TB Gilze
Nederland

E-mail: info@bork.nl
Telefoon: 0161 7000 10